關(guān)于XXXX人事檔案管理方案

各公司:

為規(guī)范XXXX人才檔案管理,保證人員資料的完整性與準確性,非常榮幸參與XXXXX檔案整理歸檔移交服務(wù),根據(jù)目前XXX檔案管理工作內(nèi)容較多,其需求的信息資源量較大,傳統(tǒng)的檔案管理方法及技術(shù)已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)達的社會需求,XXX檔案管理的信息化與電子檔案管理技術(shù)已經(jīng)成為必要趨勢的情況,結(jié)合項且難度,我單位特制訂工作方案如下:

一、電子檔案管理

1.電子信息錄入:檔案管理員必須在員工入職(含新入職人員、離職返聘、實習(xí)人員)當天及時對其所有相關(guān)個人信息進行初始錄入,部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一個星期之內(nèi)全部錄入EAS人事系統(tǒng)。

2.電子信息更新:員工個人信息發(fā)生變動時,需及時對其電子信息進行更新。

二、紙質(zhì)資料管理

(一)收集

檔案管理員在收集人事檔案資料時,要仔細核對資料信息,保證資料完整、真實、有效,資料收集齊全后須及時整理歸檔。

(二)整理

1.人事檔案分類

人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基本檔案資料、其他檔案資料、離職檔案資料三大類;其中基本檔案資料和其他檔案資料屬于在職期間的資料,離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。

(1)基本檔案資料

①管理人員基本檔案資料主要包括:實習(xí)期資料(校園招聘大學(xué)生)、入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件(書)資料共五類;

員工基本檔案資料主要包括:入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件(書)資料共四類;

(2)其他檔案資料

①其他檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料,這部分檔案資料會根據(jù)實際情況定期或不定期的更新。

②其他檔案資料分類

累積類資料:是指不可用新版替代舊版的其他檔案資料,這一類資料需要累積存入人事檔案中;

更新類資料:是指可用新版替代舊版的其他檔案資料,這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可(舊版抽出,新版存入)。

③管理人員其他檔案資料(累積類)主要包括:培訓(xùn)(學(xué)習(xí))總結(jié)資料、管理干部履歷表及干部直系家屬工作情況登記表、任免類文件、調(diào)動交接資料共四類;其他檔案資料(更新類)主要包括:勞動合同及保密協(xié)議、廉潔協(xié)議資料、體檢資料共兩類。

員工其他檔案資料(累積類)主要包括:培訓(xùn)(學(xué)習(xí))資料、調(diào)動交接資料兩類;其他檔案資料(更新類)主要包括:勞動合同及保密協(xié)議資料、廉潔協(xié)議資料、體檢資料兩類。

(3)離職檔案資料

離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。

三、檔案組卷、存放規(guī)定

1.有條件的單位應(yīng)當設(shè)立專用的檔案室,辦公條件不足以設(shè)立檔案室的,應(yīng)當設(shè)立專用的鐵質(zhì)檔案柜。檔案存入箱柜時排列要系統(tǒng),重要檔案要專柜存放。

2.每位員工的人事資料使用人事檔案袋,檔案袋一面貼上《基本檔案目錄》并注明檔案內(nèi)的資料,必要時可統(tǒng)一使用(長)32cm×(寬)6cm×(高)22cm的檔案盒存儲檔案。

3.檔案盒背側(cè)應(yīng)當貼有統(tǒng)一的檔案名稱及檔案號。

4.檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)當設(shè)置檔案索引表。

5.根據(jù)《制度》有關(guān)檔案分類的規(guī)定,設(shè)置檔案盒。檔案子類別、文件數(shù)量較多的情況下,應(yīng)當設(shè)立檔案分類分文件夾。

6.歸檔的文件材料,必須用統(tǒng)一的報告紙、擬稿紙書寫,一律使用碳素墨水、藍黑墨水,禁止使用圓珠筆或鉛筆。

五、管理原則

1.行政人事部設(shè)立檔案管理員,對人事檔案進行統(tǒng)一管理,原則上管理人員檔案資料終身保存,生產(chǎn)工人檔案至少保留兩年;

2.員工調(diào)離原公司時,原公司檔案管理員需對其檔案資料進行檢查,并抽出檔案資料中的勞動合同資料存于原公司。員工調(diào)出時還需與原公司簽訂《勞動合同補充條款》一式兩份:一份存入檔案資料里一起郵寄至調(diào)入公司,一份由原公司連同其合同資料一起保存;

3.未經(jīng)允許,任何人不得借閱人事檔案資料。

XXXX股份有限公司

總經(jīng)理:

二〇二二年十月十日